Ik spreek veel mensen die aan het einde van hun werkdag altijd een stuk werk over hebben. Je kent het vast wel: Je plant je dag keurig en maakt een mooi to-do-lijstje waar je ook nog eens een goede prioritering in aanbrengt. So far so good….denk je.
Maar wanneer je om 17.00 nog een keer naar je lijst kijkt dan zie je ineens dat er nog veel to-do’s niet afgevinkt zijn. En je gaat met een onvoldaan gevoel naar huis. De dag regeert jou, in plaats van andersom.
Hoe komt dat?
In de huidige tijd krijgen we meer prikkels dan ooit tevoren. Het aantal prikkels dat we 30 jaar geleden in 1 week kregen, hebben we nu in 24 uur te verwerken. ‘Vroegâh’ stuurde je een offerte naar een klant per post. Vervolgens kreeg je deze 3 weken later, ondertekend, terug. Tegenwoordig worden offertes gemaild en krijg je vijf minuten later een telefoontje of je deze ontvangen hebt. Hoezo een andere tijd?
Maar wat zijn nou die voornaamste afleiders?
Los van Mail, What’sApp en Facebook zijn er ook collega’s die om aandacht en hulp vragen. En natuurlijk wil je hier graag tijd voor vrijmaken.
Daarnaast zie ik dat agenda’s erg vol gepland staan. We racen van vergadering naar afspraak. En vaak ook nog direct aansluitend. (Dus zonder tijd ertussen).
De combinatie tussen afleiding en een volle agenda maakt dat we in de waan van de dag leven en ons werk dus niet altijd af krijgen.
Hoe zorg je dan dat je je werk wel afkrijgt?
Zorg dat je agenda maximaal 50% tot 70% gevuld is. Ja, dit is inclusief jouw to-do’s! Zo plan je tijd voor tussendoortjes en hou je tijd over voor je ‘reguliere’ werk.
Laat wat ruimte tussen afspraken. Als je drie vergaderingen achter elkaar plant; wanneer ga je dan zaken voorbereiden en uitwerken? Blok dus altijd wat tijd na een afspraak. Scheelt trouwens ook een hoop gestress als een afspraak uitloopt.
Zet reistijd in je agenda. Vaak vergeten we dat, waardoor onze tijd inschatting te positief is. Niets zo vervelend als geïrriteerd en bumperklevend in de auto zitten, omdat je te laat komt voor een afspraak.
Wil je meer weten over afleiding? Neem contact op en ik vertel je er graag meer over. Of check de training Anti-Timemanagement.